個人情報保護方針

  1. 当社では個人情報管理責任者を設置し、お客様の個人情報は、個人情報管理責任者の指示のもと適切な管理・取り扱いを行います。
  2. 当社は、個人情報保護法、その他関連の指針・規範を遵守し、これらに基づいて個人情報を取り扱います。そのために個人情報への 不正アクセス・紛失・破壊・改ざん及び漏洩などを防止するために合理的な措置を講じます。
  3. お客様の個人情報は次の場合に限り必要かつ最小限の範囲において使用いたします。
    1. お申込み・ご契約いただいた内容・関連するサービスの実施、およびそれに付帯する当社からのお知らせ・ご連絡・アンケート等のご案内。
    2. お客様にとって有用と思われる取扱商品・サービス等のご案内。
    3. 商品開発・研究・サービスの改善の為のご意見やご要望等のデータ取得のため。
    4. お客様からのお問い合せ・ご相談の対応。
    5. 当社業務上において必要なお客様に対する「問い合わせ」
  4. 当社は業務の一部を外部に委託する場合があります。その場合、委託先が当社の管理する個人情報を取り扱うときは、業務委託先に対し当社と同様の個人情報取り扱いを義務づけます。
  5. 開示請求について
    当社は法第24条2項、第25条、第26条1項、ならびに第27条1項及び2項に基づき(以下、これらの手続きを総称して「開示請求等手続」といいます)ご本人またはその代理人からのご依頼により、以下の要領で開示請求等手続に対応いたします。
    1. 開示請求等手続の対象となる保有個人データの項目
      氏名、住所、電話番号、生年月日、勤務先、(勤務先名または職業・電話番号)、取引の種類や内容取引の履行に関する情報等。
    2. 開示請求等手続の受付窓口
      1. 本店 株式会社 エフェクトプラン
      2. 郵送でご依頼いただく場合は、下記宛に、所定の依頼書に必要書類を添付の上、ご郵送下さい。
        〒362-0017 埼玉県さいたま市北区宮原町3-527-1 第2シマ企画ビル8F
    3. ご提出いただくもの
      1. 個人情報利用目的通知請求書
        (法第24条2項に基づく請求の場合)
      2. 個人情報開示依頼書
        (法第25条に基づく開示請求の場合)
      3. 個人情報訂正・追加・削除依頼書
        (法第26条1項及び2項に基づく請求の場合)
      4. 個人情報利用停止等請求書
        (法第27条1項及び2項に基づく請求の場合)
      5. 本人確認のための書類(運転免許証のコピーや住民票の写し等1点)
      6. 代理人による開示請求等の場合は、上記3に加え代理権があることを確認するための書類。
        (イ)法定代理人の場合
        ・法定代理権があることを確認するための書類 1通
        (戸籍謄本または扶養家族が記載された保険証)
        ・法定代理人本人を確認するための書類 1通
        (運転免許証、住民票等本人確認法に基づく書類)
        (ロ)委任による代理人の場合
        ・本人と代理人の署名捺印がある委任状 1通
        ・本人の印鑑証明書の写し
    4. 手数料
      法第25条に基づく開示請求の場合は、当社所定の手数料をいただきます
    5. 開示を依頼する場合 期間等 手数料
      氏名、住所、電話番号、勤務先(勤務先または職業・電話番号)、
      電子メールアドレス
      左記一括 1000円(税別)
      その他 1項目ごと 1000円(税別)
    6. 回答方法
      ご本人よりお届けいただいた住所宛にご郵送する方法により、遅延なく書面にて回答いたします。なお、代理人によるご依頼の場合であっても、ご本人に直接回答することがございますので、予めご了承願います。
    7. 開示請求等手続に関して取得した個人情報の利用の目的
      開示請求等手続により当社が取得した個人情報は当該手続のための調査、ご本人ならびに代理人の本人確認、手数料の徴収、および当該開示請求等に対する回答に利用します。
    8. 開示しない場合のお取扱いについて
      次に定める場合は、開示いたしかねますので、予めご了承願います。開示しないことを決定した場合は、その旨理由を付して通知申し上げます。また、開示しなかった場合についても、所定の手数料をいただきます。
      1. ご本人の確認ができない場合
      2. 代理人によるご依頼に際して、代理権が確認できない場合。
      3. 所定の依頼書類に不備があった場合。
      4. 所定の期間内に手数料のお支払いがない場合。
      5. ご依頼のあった情報項目が、保有個人データに該当しない場合。
      6. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
      7. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
      8. 他の法令に違反することとなる場合。

    お客様から自分自身の個人情報照会のお申し出があった場合は、当社の業務遂行に著しい支障を来たす場合を除き、ご本人であることを確認した上で遅滞なくお客様に対応し、同様に訂正・利用停止・削除などのお申し出があったった場合は、遅滞なくその調査を行います。訂正・利用停止・削除を必要とする事由があるときは、合理的な範囲で速やかに対応させていただきます。

  6. 個人情報取り扱い事業者の名称
    株式会社 エフェクトプラン
    代表取締役 相川 良

    【本社】埼玉県さいたま市北区宮原町3-527-1 第2シマ企画ビル8F
  7. 当社では、この個人情報保護方針に基づいて社内体制を整備し、その取り扱いについて適宜見直し、改善に努めます。

DATA PROTECTION POLICY

1 The Company shall appoint a Data Protection Officer and will store and process data relating to you under his/her supervision.

2 The Company will process data relating to you and will do so in accordance with the Law
Concerning the Protection of Personal Information and other statutory principles governing fair and lawful processing. In order to do so The Company will take reasonable steps to avoid unauthorised access, loss, destruction, falsification, leakage etc.. of your personal data.

3 The Company will use the minimum amount of your personal data necessary for the following purposes.

To implement The Service you have applied for and agreed to, and to send you notifications, surveys etc.. regarding The Service;

To inform you of products and services that may be of benefit to you;

To collect from you data such as comments and suggestions for service improvement, product research and development etc..;

To deal with your enquiries;
and
To correspond with you for administrative purposes.

4 The Company may decide to outsource part of its operations. The Company shall ensure that the outsourcing company will handle your personal data in accordance with this Data Protection Policy.

5 Disclosure Request Procedure
The Company will respond to yours or your agent’s request for the disclosure of your personal
information in accordance with the Personal Information Protection Law Articles 24(2), 25, 26(1), 27(1) and (2) as outlined below.

1 Personal information held by The Company subject to disclosure
Your name, registered address, telephone number(s), date of birth, work address (company name, job title, and telephone number), and information relating to the business relation ship between you and The Company etc...

2 Where to submit your disclosure request

If applying in person:

Effect Plan Ltd, 8F No 2 Shima Kikaku Building, 3-527-1 Miyahara-Cho, Saitama City, Saitama 362-0017, Japan

If applying by post:

A completed request form should be forwarded to the following address together with all other necessary documents.

Effect Plan Ltd, 8F No 2 Shima Kikaku Building, 3-527-1 Miyahara-Cho, Saitama City, Saitama 362-0017, Japan

3 Documents to be submitted

i Form Requesting the Disclosure of the Purpose of the Use of Personal Information {if applying under Article 24(2)}

ii Form Requesting the Disclosure of Personal Information (if applying under Article 25)

iii Form Requesting the Amendment, Addition, or Deletion of Personal Information {if applying under Article 26(1) and (2)}

iv Form Requesting Suspension of the Use of Personal Information {if applying under Article 27(1) and (2)}

v 1 item of your ID (photocopy of your driving licence, a certified copy of your resident register etc..)

vi Additional documents to show the agency relationship exists if applying through an agent

(a) Application by your legal representative:

1 written power of attorney (a certified copy of family register or health insurance card listing dependants)

and

1 item of your legal representative’s ID in accordance with the Act for Identification (a photocopy of his/her driving licence, a certified copy of his/her resident register etc.)

(b) Application by your agent:

1 stamped (with official name seals) copy of the express agency agreement

and

1 copy of the certificate of your seal impression

4 Administration Fee

You will incur the following administrative charge(s) if you submit a Disclosure Request under Article 25.

Information Requested Fee(s)
Name, registered address, telephone number, work address (company name, job title and telephone number) and E-Mail JPY 1,080 all inclusive
address
Any other information JPY 1,080 for each additional item

5 How The Company will respond

The Company shall post its response to your registered address without delay. Please note that The Company may contact you directly even if your request was submitted through your agent.

6 How your personal information given to The Company during the Disclosure Request Procedure will be used

Yours and your agent’s personal information The Company obtains during the Disclosure Request Procedure shall be used to carry out the necessary research, to confirm yours and your agent’s identities, to collect the administration fee, and to respond to your request.

7 Non-disclosure

If any of the following applies, The Company may refuse to disclose the information. The Company will notify you of the reason for its decision. Please note that you will still have incurred the administrative charges.

If The Company cannot confirm the identity of the applicant;

If The Company cannot confirm the identity of the agent;

If the Disclosure Request Form contains errors, omission or falsehood;

If the administration fee is not paid on time;

If the requested information does not match the personal information stored by The Company;

If the disclosure will threaten yours or any other party’s life, well-being, wealth, rights and interests;

If there is a risk to the smooth-running of The Company’s business;

or

Any other instances where the disclosure of the requested information will infringe on laws and regulations.

Where The Member inquires into his/her own personal information held by The Company, unless there is a risk to the smooth-running of The Company’s business, The Company will release the requested information as soon as the identity of the enquirer is confirmed.

Similarly, where The Member requests The Company to amend, suspend the use of, or delete his/her personal information held on The Company’s data, The Company will respond to the request as soon as the identity of the enquirer is confirmed.

Where there is a need for The Company to amend, suspend the use of, or delete The Member’s information, The Company will do so in a rational and swift manner.

6 Entity handling your personal information:

Effect Plan Ltd

Chief Executive Officer
Ryo Aikawa

Registered Office: Effect Plan Ltd, 8F No 2 Shima Kikaku Building, 3-527-1 Miyahara-Cho, Saitama City, Saitama 362-0017, Japan

Effect Plan Ltd shall ensure that its infrastructure is fully equipped to deal with your personal information in accordance with this Data Protection Policy and continues to review and improve the processing of your personal information.